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张政办发〔2016〕29号 关于印发《张湾区综合办公系统使用管理办法》的通知

时间:2016-06-17 17:16:00   来源:

     张政办发〔2016〕29号

 

 张湾区政府办公室
关于印发《张湾区综合办公系统使用管理办法》的通知

  
各乡镇街道、西城经济开发区党委,工业新区党工委,乡镇人民政府、街道办事处,西城经济开发区、工业新区管委会,区人武部,区委各部委,区级国家机关各委办局,各人民团体:
  经区政府同意,现将《张湾区综合办公系统使用管理办法》印发给你们,请结合实际,认真贯彻执行。
 

  张湾区政府办公室
  2016年4月7日

  张湾区综合办公系统使用管理办法

  第一章 总 则
  第一条 根据《中华人民共和国电子签名法》、国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》、《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《电子认证服务管理办法》、《党政机关公文格式》(国家标准GB/T 9704-2012)及省、市有关文件规定,为促进我区电子政务发展,加强张湾区综合办公系统(以下简称OA系统)管理,确保OA系统规范、安全、高效运行,制定本办法。
  第二条 OA系统承担全区党政机关之间的电子文件收发、传阅、签批等任务。所有不涉密、非敏感的公文、信息和材料除印发少量纸质存档或对外使用外,均以电子公文、信息和材料的形式运行。涉密和敏感公文、信息和材料不得在OA系统中运行。
  第三条 OA系统中所签发的公文、信息和材料与纸质签发的公文、信息和材料具有同等效力。各使用单位的工作人员(以下简称使用人员)在网上进行的相关流程和公文、信息、材料中签署的意见、签名、日期等与手工签署的意见、签名、日期等具有同等效力。
  第四条 本办法适用于区政府所有收、发文单位(以下简称使用单位)及其使用人员。
  第二章 管理机构和人员
  第五条 区政府办公室负责OA系统建设、应用与推广工作的统一组织和协调指挥,OA系统的技术审查、开发实施、升级改进及运行维护管理等工作。
  (一)负责制订OA系统工作规范和制度;
  (二)负责OA系统规划、设计、实施、完善,协调解决OA系统优化和升级;
  (三)负责OA系统日常管理和维护;
  (四)负责OA系统使用单位的注册、名称变更及注销;
  (五)负责OA系统使用单位系统管理员的注册及注销;
  (六)组织实施OA系统培训;
  (七)提供必要的技术支持;
  (八)征询各使用单位的意见和建议,研究、协调解决OA系统使用中出现的问题,并提出处理意见;
  (九)其他与OA系统相关的工作。
  第六条 各使用单位要明确1名领导分管OA系统工作,办公室或综合科室要具体负责本单位的OA系统运行管理;要确定1-2名系统管理员(专兼职)负责本单位的OA系统日常管理和维护,定期检查、维护接入OA系统的计算机网络,发现问题及时排除;无法排除的立即与区政府办公室联系,确保OA系统正常运行;不得乱设、私设OA系统的用户名。
  第七条 所有参与OA系统开发、管理、运行、维护的工作人员应具备良好的服务意识和相应的专业技术能力,深入了解OA系统的内容与功能;熟悉国家有关法律、法规和规章,尽职工作,不得随意更改、泄露、盗用他人信息。
  第三章 使用单位
  第八条 使用单位如需变更OA系统中有关资料,应向区政府办公室提出申请,并办理相关手续:
  (一)使用单位名称变更、被撤销或者合并的,应及时向区政府办公室报告,变更或者合并的单位应提交新单位的OA管理员名单;
  (二)单位内部人员调整工作部门的或者新进入我区工作的干部,由单位管理员调整系统内相关人员的部门位置或者新增账户;单位有干部调出、离职的或者区内干部调入的,应及时与区政府办联系,由区政府办调整相关账户设置。
  第九条 各使用单位应按照OA系统的应用要求,结合本单位实际情况,配置使用OA系统所需的设备和工作环境。
  第四章 使用人员
  第十条 从事OA系统运行、维护、管理的工作人员,必须政治可靠、责任心强,具备良好的服务意识和相应的专业技术能力,了解电子政务的内容,熟悉国家有关法律、法规和规章,尽职工作。
  第十一条 各使用单位的系统管理员负责按规范设置好本单位组织信息、人员账号等网上办公环境;根据实际正确分配好使用人员的工作职责和权限。
  第十二条 OA系统中的所有使用人员要自觉遵守本办法,按照自己的权限,认真完成自己在OA系统中所承担的工作。
  第十三条 各使用人员要保管好密码,不得泄露给他人代办工作,同时,根据需要定期更换,由于密码泄露造成的一切后果由本人负责。OA系统中的使用人员数字证书和电子印章由本人妥善保管。若忘记密码应向本单位系统管理员提出申请,恢复初始密码,并及时修改密码。
  第十四条 为保证电子公文、信息、材料的收发和工作流程办理的效率,使用人员在工作时间内要保持开机登录OA系统状态,确保及时动态处理公文、信息和材料等。
  第五章 电子印章管理
  第十五条 电子印章是在电子公文上盖章用的签名印章,对电子公文进行电子签章。
  第十六条 电子印章的制作式样和标准,按国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号)执行。
  第十七条 各使用单位需要制作、变更或销毁本单位电子印章的,由本单位提出书面申请,经本单位负责人审核同意并签字后,由区政府办公室具体办理。
  第十八条 各使用单位的电子印章管理等同于实物印章管理,必须指定专人保管和使用。
  第十九条 各使用单位应按照国务院国发〔1999〕25号文件规定,参照本办法制定本单位电子印章的管理使用办法。
  第六章 电子公文管理
  第二十条 电子公文的发送与接收。各单位间的发文一律发送至单位收文员账号,收文员应在正常工作时间里保持OA系统在线并及时接收公文,并保证每天上下班时间共四次主动查阅是否有待办文件。收文员应在手机安装OA客户端。收文员请假的,应及时向分管领导报告,由分管领导安排好工作交接。
  第二十一条 电子公文的发送
  (一)在OA系统中运行的电子公文,其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。
  (二)公文若带有不便于进行电子化处理的附件(如:书籍、图纸等),暂按纸质公文处理的方式进行处理。同时,将公文正文以电子公文形式进行处理。
  (三)电子公文的发送由电子公文制作、电子公文盖章、电子公文发送三个必要环节组成,可由一个或多个工作人员负责。
  (四)在OA系统中完成发送电子公文操作的时间为电子公文的发送时间。
  (五)发送时应严格按照文件抬头范围进行选择发送,严禁向不相关单位发送文件。因随意发送文件造成不良影响、产生严重后果或者屡教不改的,区政府办将不定期通报相关单位和人员。
  第二十二条 电子公文的接收
  (一)各使用单位及时接收电子公文。
  (二)接收电子公文时,必须认真核对,确认无误后转交下一步传阅。
  (三)打印后的电子公文等同于纸质公文复印件,参照纸质公文的管理办法处理。
  (四)在OA系统中首次打开电子公文的时间为电子公文的接收时间。
  (五)电子公文接收失败或无法打开时,收文单位应及时通知发文单位,说明原因;如果是系统故障,应及时向区政府办反映。
  第七章 安全保障
  第二十三条 使用单位相关负责人要对本单位发送的电子公文、信息和材料的保密性、正确性、完整性、安全性、发布范围把关负责,所有在OA系统发布的公文必须履行签发程序后方可发布。不得将涉密或带病毒公文、信息和材料录入系统。
  第二十四条 使用单位应加强计算机及网络安全保密知识教育,遵守保密纪律与保密规定,不得利用OA系统从事危害国家安全、泄露国家秘密等违法犯罪活动,不得复制和传播妨碍社会治安和淫秽色情等信息。
  第二十五条 使用人员在使用过程中有以下情形,造成不良影响,导致OA系统损坏、数据丢失等后果的,将给予通报批评等处分,情节严重的,使用单位要配合公安机关开展相关调查和处理:
  (一)伪造公文,盗用他人账号处理公文、信息和材料的,利用OA系统滥发信息、邮件的;
  (二)不遵守本办法规定,影响公文、信息和材料的正常接收、处理、传输、归档导致OA系统不能正常运转的;
  (三)长期不使用OA系统、不按统一要求上传数据,对工作造成不良影响的;
  (四)违反保密规定,造成失密泄密的;
  (五)侦测、盗用他人账号和密码,嗅探网络配置、服务器配置和数据库信息的;
  (六)计算机未安装杀毒或者安全防护软件,不及时更新操作系统补丁,使用外来移动盘未检测病毒造成病毒传播的。
  第二十六条 违反本办法规定,给国家、企事业单位或他人权益造成损失的,应当依法承担责任。
  第八章 应急处理
  第二十七条 OA系统出现故障,引起电子公文、信息和材料无法在OA系统进行正常处理时,应及时通知区政府办。区政府办尽快组织有关单位查明原因,排除故障。
  第九章 附 则
  第二十八条 政府系统使用单位和使用人员违反本办法的,将予以通报批评并责令改正。
  第二十九条 OA系统目前还有部分功能未投入使用,对于其他模块的要求将另行发布规定补充说明。
  第三十条 本办法由区政府办公室负责解释。
  第三十一条 本办法自发布之日起施行。

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